Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah sistem informasi akuntansi. Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian yang sama.
Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
Berpegang pada prosedur yang relatif standar
Menangani data rinci
Berfokus historis
Menyediakan informasi pemecahan minimal
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sama dengan tujuan penyusunan sistem akuntansi antara lain :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, Ketepatan penyajian maupun struktur informasi
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi & pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
Tujuan di atas dapat dijelaskan bahwa biasanya perusahaan baru memulai usahanya sangat memerlukan penyusunan sistem informasi akuntansi yang lengkap. Namun, adakalanya sistem informasi akuntansi yang sudah ada tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Dengan memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengendalian intern, maka pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik serta informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat
Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :
SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
Meningkatkan efisiensi
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
Meningkatkan sharing knowledge
Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :
Spesialis Informasi
Akuntan
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :
Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Adapun kerangka kerja sistem informasi dibagi menjadi 2 yang utama yaitu : Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi.
ubsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)
Berhubungan dengan transaksi keuangan dan ayat jurnal penyesuaian yang terjadi dalam siklus akuntasi.
Akuntansi pada dasarnya terdiri dari tiga proses aktivitas, yaitu : mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi atau perusahaan. Proses pertama adalah identifikasi, yaitu aktivitas memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah pencatatan, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan dari organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, yaitu informasi yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna bila tidak dikomunikasikan, informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum disebut laporan keuangan.
Siklus akuntansi adalah tahapan kegiatan yang dilalui dalam melaksanakan kegiatan akuntansi. Proses tersebut berjalan terus menerus dan berulang kembali sehingga merupakan suatu siklus.
Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.
Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.
Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah dengan :
a. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu.
b. Penerapan sistem informasi akuntansi meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam mengumpulkan informasi ekonomi.
c. Membantu serta meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen.
d. Meningkatkan pembagian pengetahuan (knowledge sharing).
Tinjauan Mengenai Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Sebagai bahasa bisnis akuntansi menyediakan
cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk
informasi keuangan kepada pemakainya.
Informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang
diperlukan oleh manajemen. Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh suatu sistem
dibedakan menjadi dua, yaitu informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi
manajemen.
Pemakai informasi akuntansi pun terdiri dari dua kelompok, yaitu pemakai eksternal
dan pemakai internal. Yang dimaksud dengan pemakai ekseternal mencakup
pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, pesaing,
serikat kerja dan masyarakat. Sedangkan pemakai internal adalah pihak manajer dari
berbagai tingkatan dalam organisasi bersangkutan.
Sistem Informasi Akuntansi(SIA) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi
yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi
pemakainya.
Adapun tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:
1. mendukung operasi-operasi sehari-hari
2. mendukung pengambilan keputusan manajemen
3. memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban
2.
Siklus Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem-sistem bagian (sub-system)
yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur
akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/pengolahan
akuntansinya. Siklus akuntansi dibagi menjadi:
1. Siklus pendapatan
2. Siklus pengeluaran kas
3. Siklus konversi
4. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
5. Siklus buku besar dan laporan keuangan
3.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa sistem informasi akuntansi yang sudah dikembangkan oleh berbagai
perusahaan. Ada yang mengembangkan secara umum, ada yang mengembangkan
berdasarkan kasus per kasus dalam suatu organisasi. Contoh sistem informasi
akuntansi yang dikembangkan secara umum adalah: Dec Easy Accounting(DEA) dan
MYOB. Sedangkan contoh sistem informasi akuntansi yang dikembangkan
berdasarkan kasus dalam organisasi adalah Surya Artha yang dibuat oleh CV. Surya
Cipta Solusi Informatika. Pada makalah ini akan ditunjukkan lebih rinci mengenai
Surya Artha.Surya Artha dikembangkan untuk perusahaan dagang. Sistem ini menangani
pemrosesan data antara lain: data rekening, data supplier, data pelanggan, data
barang/stok, transaksi pembelian tunai dan kredit, transaksi retur pembelian,
transaksi penerimaan dan pembayaran utang yang bukan dari pembelian, transaksi
penjualan tunai dan kredit, transaksi retur penjualan, transaksi penerimaan dan
pembayaran piutang yang bukan dari penjualan, transaksi jurnal umum, transaksi
penyesuaian saldo awal dan tutup buku, laporan-laporan transaksi, laporan-laporan
keuangan.
4. PENGENDALIAN INTERN
Pengendalian intern suatu perusahaan meliputi struktur organisasi dan semua cara-
cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan
tujuan untuk:
a. menjaga keamanan harta milik perusahaan
b. memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
c. memajukan efisiensi dalam usaha
d. mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan
terlebih dahuluPengendalian intern diperlukan karena beberapa alasan, yaitu:
a. SIA merupakan suatu system yang terbuka
b. Mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan
atau kecurangan-kecurangan)
c. Melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi
Sistem Pengendalian Intern dibagi 2 yaitu:
a. Pengendalian akuntansi / pengendalian pencegahan
1. Pengendalian secara umum
2. Pengendalian aplikasi
b. Pengendalian administratif
1. Pengendalian umpan balik
2. Pengendalian umpan maju
4.1 Pengendalian Akuntansi
Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah:
1. menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan
2. memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi
Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan
jaminan yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap:
1.
Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen,
baik yang sifatnya umum maupun yang sifatnya khusus
2.
Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk :
a. Penyusunan laporan keuangan
b. Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan
Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada
3.
wewenang dari manajemen
4.
Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya
dengan kekayaan riil
4.2 Pengendalian Administratif
Pengendalian administratif memiliki tujuan utama:
1. meningkatkan efisiensi operasi kegiatan
2. mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan
sumber : Kusrini, S.Kom,STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Kemajuan TI telah mengubah cara perusahaan dalam mengumpulkan data, memproses dan melaporkan informasi keuangan Oleh karena itu auditor akan banyak menemukan lingkungan dimana data tersimpan lebih banyak dalam media elektronik dibanding media kertas. Auditor harus menentukan bagaimana perusahaan menggunakan systemTI untuk meng-inisiasi, mencatat, memproses dan melaporkan transaksi dalam laporan keuangan. Sebenarnya tidak ada perbedaan konsep audit yang berlaku untuk system yang kompleks dan system manual, yang berbeda hanyalah metode-metode spesifik yang cocok dengan situasi system informasi akuntansi yang ada. Pemahaman ini diperlukan dalam rangka mendapatkan pemahaman internal control yang baik agar dapat merencanakan audit dan menentukan sifat, timing dan perluasan pengujian yang akan dilakukan.
Statement on Auditing Standar (AICPA) dan Standar Profesional Akuntan Publik (IAI) juga mengatur masalah ini. Beberapa item dalam standar audit tersebut mengatur tata cara audit dalam lingkungan system informasi berbasis computer. Menurut standar pada dasarnya auditor keuangan melakukan pengujian berikut: 1).Uji kepatuhan terhadap prosedur yang berlaku (otorisasi, kelengkapan, keakuratan), 2). Uji Substantif (Uji terhadap transaksi dan hasil pengolahan), dan 3). Pengolahan kembali transaksi dalam prosedur pengujian kepatuhan atau substantive. Tentunya luasnya pengujian terkait dengan resiko deteksi yang dapat diterima oleh auditor. Jenis dan luas pengujian tidak tergantung besarnya perusahaan tetapi ditentukan oleh kompleksitas lingkungan TI yang ada seperti luasnya system on-line yang digunakan, tipe dan signifikansi transaksi keuangan, serta sifat dokumen / database, serta program yang digunakan.
Beberapa contoh situasi yang memerlukan pengujian pengendalian control
1. System TI yang digunakan untuk otomasi: proses inisiasi, recording, prosessing dan pelaporan keuangan seperti ERP
2. Electronic data interchange dan payment transfer system yang secara elektronik men-transmit order dan pembayaran
3. Program computer yang berisi algoritma dan formula yang melakukan kalkulasi otomatis seperti komisi, allowance for doubtful account, reorder point, loan reserve dan kalkulasi dana pensiun
Pengujian Pengendalian
Pengujian pengendalian dilakukan dengan mengidentifikasi aktivitas control(policy dan procedure) yang ada untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan saji material dalam laporan keuangan. Dua aktivitas utama yang diuji adalah pengendalian terkait dengan pemrosesan informasi yaitu general control dan application control. General control terkait dengan semua aktivitas computer dan termasuk control atas system development, access security, program change, data center dan network dan maintenance. Aplication control berhubungan dengan task spesifik yang dilakukan individual aplikasi. Termasuk didalam prosedur cek dengan TI misalnya edit check saat input data dan check yang dilakukan oleh individu termasuk manual follow-up rekonsiliasi atau exception reportPengujian pengendalian bertujuan, mengumpulkan bukti tentang seberapa efektif dan konsisten prosedur pengendalian berjalan. Pengujian ini dilakukan dengan wawancara, inspeksi dokumen terkait atau inspeksi file elektronik terkait, observasi penerapan pengendalian dan pemrosessan ulang transaksi.Dalam mendesign pengujian automated control (computerised control / application control), auditor harus mempertimbangkan kebutuhan untuk mendapatkan bukti pendukung atas efektifitas pengendalian operasi secara langsung maupun tak langsung terkait dengan asersi atas laporan keuangan Teknik yang digunakan untuk pengujian tentu saja berbeda dengan teknik pengujian manual.
Ada beberapa teknik audit untuk mengetes automated control. Auditor dapat menggunakan tiga kategori berikut dalam menguji pengendalian biasa juga disebut sebagai teknik audit berbantuan computer (Computer Assisted Audit Techniques/CAAT) yang terdiri atas:
Auditing Around the Computer
Dengan teknik ini auditor menguji reliability dari computer generated information dengan terlebih dahulu menghitung hasil yang diinginkan dari transaksi yang dimasukkan dalam system, dan kemudian membandingkan hasil perhitungan dengan hasil proses atau output. Jika terbukti akurat dan valid, maka diasumsikan bahwa system pengendalian berfungsi seperti yang seharusnya.
Kondisi ini cocok jika system aplikasi otomasi sederhana dan ringkas. Pendekatan ini masih relevan dipakai di perusahaan yang menggunakan software akuntansi yang bervariasi dan melakukan proses secara periodic, dan jika audit trail yang tersedia sangat banyak, sehingga memungkin untuk tracing output ke inputnya semula. Kelemahan auditing around the computer adalah tidak menentukan apakah program logic benar, dan tidak dapat menyingkap bagaimana terjadinya system memberikan automated control respon terhadap data transaksi yang mengandung error. Oleh karena itu dalam lingkungan TI yang kompleks pendekatan ini dapat menyebabkan terlewatnya potensial significant error dan mungkin tidak efektif dalam membatasi resiko deteksi sampai level yang dapat diterima
Auditing With the Computer
Adalah auditing dengan pendekatan computer, menggunakan teknik yang bervariasi yang biasa juga disebut Computer Assisted audit Technique. Penggunaan CAAT telah meningkatkan secara dramatis kapabilitas dan efektifitas auditor, dalam melakukan susbstantif test. Salah satu CAAT yang lazim dipakai adalah general audit software (GAS). GAS sering dipakai untuk melakukan substantive test dan digunakan test of control yang terbatas. Sebagai contoh GAS sering dipakai untuk mengetes fungsi algoritma yang komplek dalam program computer. Tetapi ini memerlukan pengalaman yang luas dalam penggunaan software ini.
Audit Through the Computer
Teknik ini focus pada testing tahapan pemrosesan computerised, logic program, edit routines dan program controls. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa jika program pemrosesan dikembangkan dengan baik, dan memenuhi edit routines dan programme check yang memadai, maka error dan kecurangan tidak akan mudah terjadi tanpa terdeteksi.
Pendekatan audit melalui computer cocok untuk pengujian pengendalian (test of control) dalam lingkungan TI yang kompleks. Pendekatan ini mengadopsi “family of technic” seperti a). Test of data technique, b). Parallel simulation, 3) Integrated test facility (ITF), dan 4). Embedded audit module. Sejak diterbitkannya SAS No 94. tahun 2001, penggunaan audit through the computer meningkat.Test of data technique dan parallel simulation termasuk pendekatan audit non-continous. Sedangkan ITF dan embedded audit module merupakan pendekatan audit continous. Pendekatan continous audit relevan bagi perusahaan yang melaporkan keuangan transaksi secara real time. Sedangkan non-continous audit teknik relevan bagi perusahaan yang menggunakan pelaporan keuangan periodic dari aplikasi pemrosesan transaksi. Saat ini sebagian besar perusahaan menerapkan pelaporan periodic. Dimasa depan sebagian besar bisa jadi menggunakan keduanya. Oleh karena itu kedua pendekatan ini penting dalam menilai reliabilitas internal control dan pelaporan informasi keuangan.
1. Pengertian piutang
Piutang merupakan suatu proses yang penting, yang dapat menunjukkan satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan.
Kieso dan Weygandt mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : Receivables are claims held against customers and others for money, goods, or services.
Sedangkan pengertian piutang menurut S.Hadibroto adalah : Piutang merupakan klaim terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa, untuk maksud akuntansi istilah dipergunakan dalam arti yang lebih sempit yaitu merupakan klaim yang diharapkan akan diselesaikan dengan uang. Penjelasan definisi di atas diketahui bahwa piutang secara luas diartikan sebagai tagihan atas segala sesuatu hak perusahaan baik berupa uang, barang maupun jasa atas pihak ketiga setelah perusahaan melaksanakan kewajibannya, sedangkan secara sempit
piutang diartikan sebagai tagihan yang hanya dapat diselesaikan dengan diterimanya uang di masa yang akan datang.
Pada umumnya piutang timbul ketika sebuah perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas di masa mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan kredit kepada langganan, melakukan pengiriman barang, penagihan dan akhirnya menerima pembayaran, dengan kata lain piutang dapat juga timbul ketika perusahaan memberikan pinjaman uang kepada perusahaan lain dan menerima promes atau wesel, melakukan suatu jasa atau transaksi lain yang menciptakan suatu hubungan dimana satu pihak berutang kepada yang lain seperti pinjaman kepada pimpinan atau karyawan. Piutang merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam modal kerja suatu perusahaan. Sebagian piutang dapat dimasukkan dalam modal kerja yaitu bagian piutang yang terdiri dari dana yang diinvestasikan dalam produk yang terjual dan sebagian lain yang termasuk modal kerja potensial yaitu bagian yang merupakan keuntungan.
Piutang merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar secara terus menerus dalam rantai perputaran modal kerja yaitu Kas -------- persediaan ---- piutang ------ kas. Dalam keadaan normal dan dimana penjualan pada umumnya dilakukan dengan kredit, piutang mempunyai tingkat likuiditas yang lebih tinggi dari pada persediaan, karena perputaran dari piutang ke kas membutuhkan satu langkah, yang penting kebijaksanaan kredit yang efektif dan prosedur-prosedur penagihan untuk menjamin penagihan piutang yang tepat pada waktunya dan mengurangi kerugian akibat piutang tak tertagih.
2. Klasifikasi piutang
Pada umumnya piutang bersumber dari kegiatan operasi normal perusahaan yaitu penjualan kredit atas barang dan jasa kepada pelanggan, tetapi selain itu masih banyak sumber-sumber yang dapat menimbulkan piutang.
Smith and Skousen memberikan klasifikasi piutang terdiri atas “piutang dagang (trade receivables) dan piutang bukan dagang”.
Piutang dagang
a. Wesel tagih atau notes receivables
Wesel tagih ini didukung oleh suatu janji formal tertulis untuk membayar.
b. Piutang usaha atau accounts receivables
Piutang usaha merupakan piutang dagang yang tidak dijamin “rekening terbuka”. Piutang dagang merupakan suatu perluasan kredit jangka pendek kepada pelanggan. Pembayaran-pembayarannya biasanya jatuh tempo dalam tiga puluh sampai sembilan puluh hari. Perjanjian kreditnya merupakan persetujuan informal antara penjual dan pembeli yang didukung oleh dokumen-dokumen perusahaan yaitu faktur dan kontrak-kontrak penyerahan. Biasanya piutang dagang tidak mencakup bunga, meskipun bunga atau biaya jasa dapat saja ditambahkan bilamana pembayaran tidak dilakukan dalam periode tertentu, dengan kata lain piutang dagang merupakan tipe piutang paling besar.
Piutang bukan dagang
Piutang bukan dagang ini meliputi seluruh tipe piutang lainnya dan mempunyai beberapa transaksi-transaksi yaitu :
a. Penjualan surat berharga atau pemilik selain barang dan jasa.
b. Uang muka kepada pemegang saham, para direktur, pejabat, karyawan dan perusahaan-perusahaan affiliasi.
c. Setoran-setoran kepada kreditur, perusahaan kebutuhan umum dan instansi-instansi lainnya. 2002 digitized by USU digital library 6
d. Pembayaran dimuka pembelian-pembelian.
e. Setoran-setoran untuk menjamin pelaksanaan kontrak atau pembayaran biaya.
f. Tuntutan atas kerugian atau kerusakan.
g. Saham yang masih harus disetor.
h. Piutang deviden dan bunga.
Piutang bukan dagang umumnya didukung dengan persetujuan-persetujuan formal dan secara tertulis. Piutang bukan dagang harus diikhtisarkan dalam perkiraan-perkiraan yang berjudul sesuai dan dilaporkan secara terpisah dalam laporan keuangan.
D. Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutang
Penagihan piutang dari penjualan kredit dapat dilakukan melalui berbagai cara, antara lain :
1. Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit.
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang.
3. Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur.
Ad.1. Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit
Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit adalah :
a. Fungsi secretariat
Fungsi ini bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan atau remittance advice melalui pos dan para debitur perusahaan. Fungsi ini juga bertugas membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama dari para debitur dan fungsi ini berada di tangan bagian sekretariat.
b. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi dan fungsi ini berada di tangan bagian penagihan.
c. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau fungsi penagihan dan menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh dan fungsi ini berada di tangan bagian kas.
d. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang, dan fungsi ini berada di tangan bagian akuntansi.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggungjawab dalam melaksanakan perhitungan yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, dan melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi, dan fungsi ini berada di tangan bagian pemeriksa intern.
Ad.2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang
Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah :
1) Surat pemberitahuan
2) Daftar surat pemberitahuan
3) Bukti setor bank
4) Kuitansi.
Surat pemberitahuan merupakan dokumen untuk memberitahu maksud pembayaran yang akan dilakukan. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas. Bukti setor bank merupakan bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
Ad.3. Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur
Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur adalah :
1) Penerimaan piutang mengirimkan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
2) Bagian penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur.
3) Bagian penagihan menerima cek atas nama dalam surat pemberitahuan dari debitur.
4) Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
5) Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
6) Bagian kas menyetor ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
7) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
Sistem pengendalian intern yang baik mengharuskan agar semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang kepada penagih untuk melakukan penyelewengan. Bentuk penerimaan kas melalui penagih perusahaan ini yang biasa dilaksanakan di Indonesia, sedangkan bentuk lain masih jarang dilakukan.
E. Prosedur Pengendalian dan Pemantauan atau Monitoring Piutang
1. Prosedur Pengendalian Piutang
Salah satu dari model struktur pengendalian intern terdiri dari tiga unsur dan lima unsur pokok struktur pengendalian intern adalah prosedur pengendalian dan pemantauan atau monitoring. Prosedur pengendalian adalah
Kebijakan dalam prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan system akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat organisasi. Prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur yang antara lain adalah :
a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan
b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pealksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh karena itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.
c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan transaksi secara semestinya, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.
d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.
e. Pengecekan secara bebas atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas kerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akun seperti saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.
Berkaitan dengan pemakaian komputer dalam sistem informasi akuntansi dewasa ini, maka perusahaan harus menerapkan pengendalian di lingkungan sistem yang terkomputerisasi.
Winarno memberikan dua kategori pengendalian di lingkungan system terkomputerisasi adalah :
1) Pengawasan aplikasi (atau sering disebut juga dengan pengawasan transaksi) merupakan pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa (1) semua transaksi sudah mendapat otorisasi dan (2) semua transaksi sudah dicatat, diklasifikasi, diproses dan dilaporkan dengan teliti dan benar.
2) Pengawasan umum, ditujukan untuk mengawasi berbagai prosedur, kegiatan atau aktiva yang tidak secara langsung tercakup dalam pengawasan aplikasi.
Dalam pengawasan aplikasi meliputi tiga jenis pengawasan yaitu :
• Pengawasan masukan
Pengawasan masukan yaitu pengawasan yang ditujukan untuk kegiatan pencatatan transaksi, dengan pengawasan ini diharapkan setiap transaksi dicatat dengan teliti, lengkap dan segera.
• Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan.
Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan dilakukan setelah data diinput, dengan pengawasan ini diharapkan data diolah secara teliti dan lengkap, file dan program yang digunakan sudah benar, dan semua transaksi dan catatan lainnya dapat ditelusuri dengan mudah. Pengawasan proses terdiri dari empat kategori yaitu :
• Cek logika proses atau processing logic checks
• Kontrol setiap proses atau run-to-run control
• Cek file dan program
• Keterkaitan telusuran audit atau audit trail lingkages.
• Pengawasan keluaran
Pengawasan keluaran dirancang untuk menjamin keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusi ke pemakai yang berhak. Pengawasan ini meliputi dua kegiatan yaitu mengkaji hasil pengolahan dan pengawasan distribusi laporan.
Pengawasan umum dirancang untuk melengkapi pengawasan aplikasi. Pengawasan ini meliputi berbagai prosedur, kegiatan dan penggunaan aktiva yang belum tercakup dalam pengawasan aplikasi terdiri dari :
• Praktik manajemen yang sehat meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan pengawasan atau supervisi terhadap karyawan.
• Pengawasan operasional yang bertujuan meningkatkan efisiensi pekerjaan tiap karyawan. Pengawasan ini meliputi tiga tahapan yaitu penetapan standar teknis, penilaian prestasi dan pengambilan keputusan terutama sebagai tindakan korektif.
2. Monitoring Piutang
Monitoring merupakan proses untuk menilai dari pelaksanaan struktur pengendalian intern yang telah berjalan. Monitoring merupakan pemantauan yang dilaksanakan oleh personil yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut baik pada tahap desain maupun pengoperasian perusahaan, agar pada waktu yang tepat dapat menentukan apakah struktur pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
Kell et.al, mendefinisikan monitoring sebagai berikut : Monitoring is a process that accesses the quality of internal control structures performance over time. It involves by appropriate of the design operation of control on a suitable timely basis to determine that ICS is operating as intended and that it is modified as appropiate for changes in conditions.
Monitoring dapat dilakukan selama kegiatan berlangsung dan dapat dievaluasi secara periodik. Selama kegiatan berlangsung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas hasil penagihan piutang dilihat dari keluhan-keluhan yang diterima dari langganan seperti kesalahan billing, terlambatnya pengiriman barang atau kesalahan pembayaran di dalam lingkungan perusahaan sendiri. Oleh sebab itu,
perlu dilakukan pemantauan terhadap hasil kerja mereka biasanya dievaluasi secara periodik, karena manajemen akan melihat hasil laporan penjualan dan laporan penerimaan kas bulanan atau tahunan apakah sesuai dengan anggaran yang direncanakan. Pengendalian juga dilaksanakan oleh internal auditor, bila internal auditor mendapati kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas, maka harus segera melaporkan kelemahan tersebut pada manajemen atau komite audit. Manajemen juga dapat menerima informasi dari pihak ekstern seperti bank atau akuntan publik tentang kelemahan struktur pengendalian intern penjualan kredit dan penagihan piutang dalam perusahaan. Informasi yang diterima dari berbagai pihak akan menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen untuk memperbaiki pelaksanaan pengendalian intern selanjutnya sehingga dapat memperbesar hasil penjualan dan jumlah penerimaan kas perusahaan.
Dalam unsure-unsur pengendalian intern, monitoring masih merupakan hal baru bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia, mungkin baru perusahaan-perusahaan besar yang menerapkannya. Namun sebenarnya kegiatan monitoring telah berjalan dengan sendirinya dalam suatu perusahaan. Perusahaan sering memonitoring pelaksanaan pengendalian intern hanya apabila telah terjadi kesalahan yang fatal dan merugikan perusahaan baik dari segi prosedur kerja maupun dari besarnya laba yang diinginkan sebagai tujuan akhir perusahaan.
sumber : RUSTAM,Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Audit pada dasarnya adalah proses sistematis dan objektif dalam memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti tindakan ekonomi, guna memberikan asersi dan menilai seberapa jauh tindakan ekonomi sudah sesuai dengan kriteria berlaku, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak terkait.
Audit Sistem Informasi Akuntansi Keuangan berbasis TI merupakan proses pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer yang digunakan telah dapat melindungi aset milik organisasi, mampu menjaga integritas data, dapat membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif, serta menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efisien. Audit Sistem Informasi Akuntansi Keuangan dengan memanfaatkan TI relatif baru ditemukan dibanding audit keuangan, seiring dengan meningkatnya penggunaan TI untuk mensupport aktifitas bisnis.
Dalam pembahasan ini, penulis akan memaparkan audit SIMAK menggunakan e-Solution Financial. e-Financialsebagai sebuah program akuntansi keuangan yang dilengkapi dengan fitur drilling audit, yaitu sebuah fitur yang dapat melacak sumber transaksi dan memberikan informasi siapa yang mengentri data tersebut. Sehingga jika terdapat kesalahan pada transaksi tersebut auditor dapat mengetahuinya.
e-Financial memenuhi syarat sebagai software berbasis Audit TI adalah:
1. Memiliki pengendalian akuntansi yang baik seperti sistem otorisasi entri dan supervisi atas kejadian-kejadian ke-akuntasi-an di perusahaan
2. Security System yang memberikan keleluasaan didalam mendisain Job Description dan Access Rights masing-masing User, disamping fasilitas password
3. Memiliki fitur Tracing/Drilldown untuk pengendalian Akuntansi yang berorientasi Auditing, dan juga di dukung sistem pelaporan keuangan yang terstruktur mudah dipahami oleh pembaca Laporan Keuangan
SISTEM PENJUALAN
TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:
Mencatat order penjualan dengan cepat dan akuratUntuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kreditUntuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumenUntuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akuratUntuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akuratUntuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutangUntuk menjaga keamanan produkUntuk menjaga kas perusahaan
INPUT SISTEM PENJUALAN
Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumenOrder penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.Deposit slip. Slip setoran di bank.Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
Order konsumen yang belum terpenuhiJurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirimJurnal penerimaan kasDaftar memo kreditDaftar umur piutang
PENGENDALIAN INTERNAL
Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan
Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.Pencurian produk jadi perusahaanPenghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.Lapping.Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.Virus.Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)Bertransaksi menggunakan kartu kredti curianKegagalan server.
Pengendalian Umum:Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.Pengendalian otorisasi.Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
Pengendalian AplikasiDokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualanKoreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.
Contoh validasi data:Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)Self checking digitField check (type data)Limit checkRange checkSign checkCompleteness checkEcho check
Bekerja sama dengan PT Alfa Data Prima, Proweb menyediakan software Sistem Informasi Akuntansi berbasis web. Software ini dibuat dengan mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku di Indonesia dan juga sesuai dengan teknologi terkini yaitu berbasis web.
Program akuntansi ini dirancang bisa dipakai di intranet maupun internet. Dengan rancangan seperti ini maka Top Management dapat memantau keuangan perusahaan secara realtime kapan saja dan di mana saja selama ada jaringan internet. Dengan teknologi ini juga maka suatu perusahaan yang terdiri banyak cabang cukup memiliki satu server untuk program ini. Cabang-cabang bisa melakukan entry data melalui internet. Mengenai keamanan, program ini bisa dijalankan melalui SSL (Socket Secure Layar) dan VPN (Virtual Private Network). Secara teknis program ini memakai web server Apache, database MySQL dan bahasa pemrograman PHP. Mengenai OS (Operating Sistem) kami menganjurkan memakai Linux, tetapi jika client meminta memakai Windows, program kami juga bisa diinstall di Windows.
Program ini bisa diakses secara bersamaan dari berbagai komputer. Bagian penjualan, pembelian, inventory dapat melakukan entry secara bersama-sama. Program ini juga sudah dilengkapi dengan report-report layaknya program akuntansi.
TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:
Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
Untuk menjaga keamanan produk
Untuk menjaga kas perusahaan
INPUT SISTEM PENJUALAN
Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
Deposit slip. Slip setoran di bank.
Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
Order konsumen yang belum terpenuhi
Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
Jurnal penerimaan kas
Daftar memo kredit
Daftar umur piutang
PENGENDALIAN INTERNAL
Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan
Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
Pencurian produk jadi perusahaan
Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
Lapping.
Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
Virus.
Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
Kegagalan server.
Pengendalian Umum:
Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
Pengendalian otorisasi.
Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
Pengendalian Aplikasi
Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.
Contoh validasi data:
Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
Self checking digit
Field check (type data)
Limit check
Range check
Sign check
Completeness check
Echo check